Teklif hazırlama süreci ve İnşaat projesine etkisi

Teklif hazırlama süreci, yapılması planlanan projenin ihale sürecindeki adımlardan biridir ve proje ile beraber işveren tarafından hazırlanan sözleşme şartlarının yüklenici firma tarafından incelenmesi, değerlendirilmesi ve teklif fiyatının oluşturulması faaliyetleri ile tanımlanır. Yüklenicinin ihaleye girmeden önceki hedefi projedeki maliyetlerini, gerçekleşecek maliyetlere yakın tahminler yaparak fiyatlandırmalarını tamamlamak ve ihalede sunmaktır. Bu işlem sırasında mümkün olduğunca az ve yerinde varsayımda bulunmak ve imalatların kapsamları konusunda geniş kapsamlı bilgi edinmek gereklidir. Yüklenicinin projenin yapımı için belirlemesi gereken maliyetler, direkt maliyetler ve endirekt maliyetlerden oluşur. Bu maliyetlerin üzerine eklenen kar/risk marjı ile teklif bedeli ortaya çıkarılır ve ihalede kullanılmak üzere değerlendirmesi yapılır.

Teklif hazırlama sürecinde yapılan tüm çalışmalar ileride teklif verilmesi düşünülen projeler için kullanılmak üzere birer referans haline getirilir. Yapılacak çalışmaların sahada uygulanması, takip edilmesi ve proje sonunda değerlendirilmesi süreci ile amaçlanan gelecek projelerde teklif hazırlama sürecinin detaylandırılmasında oluşabilecek yeni girdilerin tespit edilmesidir. Teklif hazırlama sürecinin nihai hedefi rekabetçi bir fiyat teklifi oluşturmak olsa da, yüklenici firmaların güncellenen piyasa koşullarına ayak uydurulabilmesi için teklif süreçlerini zaman ile revize etmesi gerekmektedir.

Ana-firmaların uyguladıkları en düşük birim-fiyatla işi verme politikası, proje teslimatında gecikmelere ve son ürün kalitesinin düşmesine sebep olur. Aynı zamanda, proje sonunda tarafların arasında sözleşme kaynaklı anlaşmazlıklar ve alacak-verecek sorunları ile karşılaşılır. İstatistiksel olarak, en düşük teklif politikasıyla yapılan projeler, daha makul tekliflerle ödüllendirilen projelere kıyasla, daha fazla aşırı maliyet artışıyla karşılaşma eğilimi gösterir.

Teklif hazırlama süreci aşamaları

1- Şartnamelerin incelenmesi

2- Proje metrajının çıkartılması

3- Dolaylı ve dolaysız maliyetlerin hesaplanması

4- Analizlerin geliştirilip son hale getirilmesi

5- Kar ve Risk hesabı

6- Teklif fiyatının oluşturulması

Teklif veren firmalar için deterministtik modellerin kullanılması, maliyetlerin fiyatlanıp birim fiyatlara yansıtılması için önemlidir. Şirketler geçmiş proje deneyimleri ve şirket hafızasıyla bu modellerin oluşması için gerekli verileri bir araya getirirler. Model oluşturmanın sunduğu bir diğer avantaj ise maliyet kalemlerinin birim fiyatları hangi hassasiyet düzeyinde etkileyeceğinin incelenmesine fırsat vermektir. Gelecekteki planlamalarda öncelikleri bu hassasiyetler belirleyecektir.

İnşaat yapı yönetiminde, teklif fiyatlarını belirleme süreçlerinde stokastik (rastgele oranlarla maliyetlerin dağıtılması) modellerin kullanılması yaygındır. Bu konuda yapılan ilk araştırmalardan biri olan Friedman modeli, teklif veren rekabet halindeki tüm firmalar için beklenen kâr bağlamında optimum teklif fiyatını elde etme stratejisiyle sübjektif olasılık maliyet dağılımlarının kullanımını öngörmüştür. Benzer şekilde Gates,Shaffer&Micheau ve Fuerst gibi akademisyenler, ‘olasılıklara göre dağılım’ modellerini teklif verme süreçlerinde kullanımını sektöre kazandırmışlardır.