Proje yönetimi konusunda mühendisin temel görev ve sorumlulukları
Proje yönetimi, şu şekilde tanımlanabilir: Herhangi bir projenin ömrü boyunca malzeme ve insan kaynaklarını belirlenen kalite, zaman, kapsam ve maliyet hedeflerine ulaşmak ve paydaş beklentilerini karşılamak için yeni yönetim tekniklerini kullanmak suretiyle koordinasyon sağlama ve idare etme sanatıdır. Projede yapılacakların proje hedeflerine ulaşması için çizelgelenmesi, planlanması ve kontrol edilmesidir. Bunlar yapılırken proje büyüklüğü, zaman, maliyet ve performansın kabul edilebilir sınırlar içerisinde kalması zorunludur. Zaman, performans ve maliyet hedeflerine ulaşmak üzere mevcut olan kaynakların en verimli şekilde programlayarak proje aktivitelerini kontrol etme sürecidir. Her organizasyonda sınırlı kaynak vardır. Söz konusu üç amaca kaynakları verimli ve etkili kullanarak ulaşılır. Kaynakların iş yüklerini yanlış oluşturulması projelerde başarılı sonuç alınması zorlaşmaktadır.
Bütün projelerde, belli olan süre ve bütçe kısıtları olan kaynakları en etkin bir biçimde kullanarak hedeflere ulaşma amacı olmaktadır. Proje yönetiminde istenen çaba, proje amaç ve hedeflerine ulaşırken daha önce belirli olan proje kısıtlarının dışına çıkmamak gerekir.
Proje yönetimi aşamalarında, kapsam, kalite, maliyet ve zaman faktörleri birbirlerine bağlı değişken olup, Maliyet = f (Kalite, Zaman, Kapsam) fonksiyonu ile gösterilmektedir. Kalite, zaman ve kapsam özelliklerinden herhangi birisi veya birkaçının değişmesi direkt olarak maliyeti de değiştirmektedir. Müşteriler ve üst yönetim bir projenin ucuz, kaliteli, kısa sürede ve geniş kapsamda olmasını arzularlar. Proje tarafları, bir projenin uygulamasında söz konusu hususların birbirine bağımlı olarak değişkenlik göstereceğini bilirler.
Projeyi başarıyla sonuçlandırması için yetkilendirilen kişiye proje yöneticisi denir. Proje yöneticiliğini üstlenen kişiler, teknik ve teknik olmayan birtakım özellikleri sahip olması gerekmektedir. Proje yöneticisinin teknik olmayan özelliklerinden en önemlileri; liderlik, sevk ve idare yapabilmek, müşteri beklentilerine cevap verebilmek, takipçilik, empati, koordinasyon ve yönlendirmeyi yapabilmek ve anlaşılabilmektir. Teknik bilgisi iyi derecede olsa bile projelerde gerekli takibi, iletişimi, risk yönetimini, organizasyonu yapamayan ve proje takımı ruhunu oluşturamayan proje yöneticisinin başarıya ulaşması zordur.
Proje yöneticilerinin görevi, projenin taraflarının birbirleriyle iletişim içinde tutması sağlamaktır. Yöneticilik sorumlulukları arttığı zaman kişiler arası iletişim artmakta ancak teknik becerileri ile ilgili iletişim azalmaktadır. Çünkü yöneticilikte sorumluluklar arttıkça yönetmekte olunan durum ile altında bulunan teknik ekip artmasıyla insan yönetimi ön plana, teknik beceriler ise arka planda kalmaktadır. İletişim, teknolojik gelişmelerle birlikte hızlanmakta ve projelerdeki bütün gelişmeler anlık olarak paydaşlara iletilebilmektedir. İşini iyi bilen proje yöneticisinden beklenen, işi zamanında, bütçe ölçüsünde ve proje üzerinde anlaşma sağlanan koşullara göre teslim etmesidir.
Proje yönetimi ana görev başlıkları
Planlama: Projelerin iyi yönetilmesi için doğru planlamanın olması gerekir. Bunun nedeni proje süresince gerçekleşen üretim değeriyle planlanmış üretim değerlerinin yakınlığı projede başarının elde edilip edilmemesinin tespitinde kullanılmasıdır.
Organizasyon: Projeler, ekip işi olması sebebiyle ekibin rol dağılımı, organizasyonu, yetki ve sorumlulukları projede gereklidir. Her iş ve görevin bir ya da birden çok sorumlusu olmaktadır.
Uygulama: Bir şeyin üretilmesi için bir takım çalışmaların yapıldığı aşamadır. Bu aşamada, proje yöneticisinin görevi işi yapmak olmayıp, işi yaptırmaktır.
Ölçme, izleme: Proje, yapılan planlamaya göre devam ettirmeyi izlemek ve gelen sonuçları takip etmek sürekli olmalıdır. Bütçe, zaman veya kapsam niteliklerinde herhangi bir aksama olursa en kısa süre içerisinde bilgi sahibi olmak ve gerekli önlemler almak proje yöneticisinin görevidir.
Ayrıca proje yöneticisinin tanımlanan yetkileri geniş olsa bile, proje ile ilgili teknik bilgisi, iletişim kurma ve problemleri çözme yeteneği, koordinasyon gibi özellikler proje yöneticisinde bulunması gereken niteliklerdir.
